In het digitale tijdperk waarin we leven, zou je kunnen verwachten dat inmiddels zo’n beetje alles wat er te digitaliseren valt, wel gedigitaliseerd is. De verbazing is dan ook groot, wanneer je toch nog geconfronteerd wordt met iets dat is ontkomen aan de digitale tand des tijds. Eén van die momenten was toen we er een jaar geleden achter kwamen dat aandelen van de Besloten Vennootschap, geregistreerd staan in een papieren boekje: het Register van Aandeelhouders, in de volksmond beter bekend als het “blauwe boekje”.
REGISTRATIE VAN AANDELEN
De manier waarop B.V. aandelen geregistreerd worden, toont veel overeenkomsten met de manier waarop dit meer dan 400 jaar geleden gebeurde, ten tijde van de VOC. De VOC werkte destijds al met voorgedrukte formulieren waarop de gegevens van de aandeelhouders en de aandelen met de hand ingevuld werden. Hetzelfde geldt vandaag de dag nog steeds voor het aandeelhoudersregister en ook hedendaagse notariële aktes vertonen gelijkenissen met waardepapieren uit de Gouden Eeuw. Wat in de 17e eeuw werkte, kan vandaag de dag nog steeds werken, helaas gaat dit niet op voor het aandeelhoudersregister.
NIET ACTUEEL, ONVOLLEDIG, ONJUIST OF ZELFS KWIJT
Uit onderzoek van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie uit oktober 2018 blijkt namelijk dat 85% van de notarissen regelmatig, vaak of heel vaak, geconfronteerd worden met aandeelhoudersregisters die niet actueel, onvolledig, onjuist of zelfs kwijt zijn. Omdat het bijhouden van het aandeelhoudersregister de verantwoordelijkheid is van het bestuur van een B.V., komt de rekening om het register te herstellen of te reconstrueren voor rekening van de vennootschap. Dit terwijl elke notaris regelmatig gevraagd wordt of er geen digitaal alternatief is, anders dan in de vorm van een ingescande PDF.
Papieren aandeelhoudersregister vaak niet op orde
De aandeelhoudersregistratie van bedrijven is vaak niet actueel, onvolledig, onjuist of zelfs kwijt. Dit blijkt uit een peiling van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB). Van de 708 deelnemende (kandidaat-)notarissen geeft 34 procent aan dat dit ‘regelmatig’ het geval is. Nog eens 35 procent zegt ‘vaak’ en 16 procent zelfs ‘heel vaak’.https://www.knb.nl/nieuwsberichten/papieren-aandeelhoudersregister-vaak-niet-op-orde
EVIDEND
Het Evidend team is de afgelopen maanden serieus met deze problematiek aan de slag gegaan. In nauwe samenwerking met notaris- en advocatenkantoor Westland Partners N.V. hebben we een online aandeelhoudersregister ontwikkeld dat veilig opgeslagen staat in de cloud en geschikt is voor alle typen aandelen en certificaten. Daarnaast hebben we een UBO-register gerealiseerd waarin de volledige vennootschapsstructuur beschikbaar is en een Ultimate Beneficial Owner in één oogopslag te zien is. Verder biedt Evidend een digitale Data Room waarin alle belangrijke documenten zoals notariële aktes van oprichting, levering en uitgifte van aandelen en aandeelhoudersovereenkomsten, snel te raadplegen zijn.
EVIDEND LANCEERT BIJ WESTLAND PARTNERS N.V.
Vrijdag 22 februari 2019 is Evidend officieel gelanceerd bij Westland Partners N.V. De eerste gebruikers werden wegwijs gemaakt in de Evidend applicatie en ook zijn de eerste B.V.’s en vennootschapsstructuren opgezet. Kandidaat-Notaris Paul Bols heeft het online aandeelhoudersregister van Evidend zelfs zo omarmd, dat hij diezelfde dag symbolisch afscheid heeft genomen van het papieren aandeelhoudersregister.
